¿Cómo se construye una base de datos de clientes?

Una base de datos de clientes es algo tan simple como contar con un sistema de almacenamiento de datos de los clientes o posibles clientes de una empresa o negocio, donde se registra la información que nos interesa sobre cada uno de ellos. Con el fin de crear una relación fructífera entre la empresa y los consumidores, mediante un Marketing personalizado para cada usuario y una comunicación omnidireccional .

Los datos de los clientes que proporcionan un mayor interés y beneficios a las empresas, sean del sector que sean son: Su nombre y apellidos, su correo electrónico, el número de teléfono, la edad, el registro de pedidos anteriores, su registro de incidencias en los pedidos y el domicilio del cliente entre muchos otros datos.

Tener una base de datos de clientes bien segmentada, completa y definida, te ayudará y mucho a conseguir los objetivos que te propongas en tus campañas de marketing. Ya que te será más fácil identificar correctamente a los clientes, ofrecerles un trato 100% personalizado o mantener una monitorización completa de sus acciones. Cuantos más datos obtengas, mejor rendimiento tendrán tus campañas de Marketing.

¿Cómo se construye una base de datos de clientes?

1. Decidir el tipo de información que deseas almacenar: Se trata del punto más importante a la hora de crear bases de datos. Tienes que seleccionar previamente los campos que más te interesen según las necesidades de tu negocio y las estrategias de Marketing que quieras realizar. La información básica e indispensable para cualquier negocio seria obtener el nombre y los apellidos de los clientes, su edad, sexo, domicilio, historial de pedidos, historial de reclamaciones o incidencias y sus preferencias en cuanto a productos o servicios.

2. Tener claro donde vas a solicitar esta información: Hay muchas técnicas para solicitar los datos a tus clientes . A continuación os mostramos los principales medios para recolectar datos y poder crear bases de datos de clientes sólidas.

• Solicitar la información durante el proceso de compra.
• Realizar concursos o sorteos solicitando los datos de los usuarios que participan.
• Lograr suscripciones a tu Newsletter.
• Realiza encuestas en las redes sociales.
• Realiza promociones o regalos a cambio de los datos del usuario interesado.
• Mediante formularios de registro

3. Realiza copias de seguridad: Para no perder los valiosos datos de tus clientes es sumamente importante que guardes copias de seguridad con asiduidad, por los posibles ataques o problemas técnicos que puedan suceder.

4. Mantén los datos siempre actualizados: Es básico que trabajes a conciencia las bases de datos de tus clientes, no sirve de nada tener una base de datos desactualizada. Tal vez envíes ofertas a clientes que ya han comprado el producto o enviar emails a usuarios que han desautorizado su conformidad de estar registrados en tu base de datos. Por lo que siempre debes registrar toda la información que obtengas al momento.

5. Protege correctamente los datos de tus clientes: Es fundamental que trates con sumo cuidado la información de tus clientes. Una violación de datos puede ser extremadamente costosa para las empresas, con multas cuantiosas y que las pueden llevar directamente a la ruina. Por lo que debes contar con un CRM de calidad o si trabajas con otro tipo de softwares utiliza sistemas de seguridad de respaldo, además de instruir constantemente a tus empleados sobre el trato de datos.

Consejos para crear bases de datos de clientes

1. Siempre debes obtener el consentimiento de los clientes: Nunca debes añadir clientes a tu base de datos sin preguntarse previamente si te dan permiso, puedes tener problemas legales importantes. Por lo que siempre recomendamos que solicites el servicio de asesoría legal.

2. Actualizar la base de datos  dos veces al año como mínimo: Cada año se estima que pierden el interés en tu negocio un 3% de los usuarios. Hacer limpieza de los clientes que no interactúan con tu marca es importante para conseguir bases de datos de calidad.

3. Segmenta a tus clientes: Dividir tu base de datos en grupos según intereses es una idea genial para trabajar luego con menos esfuerzo.

4. Pon a una persona especializada al mando: Contar con un administrador para la base de datos es una idea genial. En empresas con un volumen grande de contactos es sumamente importante contar con una persona especializada en este campo.

¿Dónde puedes almacenar tu base de datos de clientes?

Contamos con varias opciones a la hora de elegir donde guardar los datos de tus clientes o leads, estas son las principales herramientas con las que trabajan los profesionales:

1. Microsoft Excel.
2. CRM.
3. Softwares de gestión empresarial.
4. Microsoft Access.